Con la Legge di Bilancio 2025 e i successivi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, cambiano in modo significativo le regole che disciplinano indennità di trasferta e rimborsi spese. L’obiettivo del legislatore è duplice: da un lato rafforzare la tracciabilità dei pagamenti, dall’altro rendere più chiaro e uniforme il trattamento fiscale per lavoro dipendente, autonomo e d’impresa. Le novità incidono sulle procedure aziendali e sulle abitudini dei lavoratori, chiamati a prestare maggiore attenzione a documentazione e modalità di pagamento.
Le forme di rimborso restano tre, ma cambia la tassazione
Restano confermate le tre modalità di rimborso utilizzabili in caso di trasferta:
- forfettario, con una somma giornaliera predeterminata indipendente dalle spese effettive;
- analitico, che copre i costi reali (vitto, alloggio, trasporti) adeguatamente documentati;
- misto, che combina una quota fissa con il rimborso di alcune spese giustificate.
La scelta della formula incide direttamente sulla tassazione: non tutte le somme erogate beneficiano automaticamente dell’esclusione dal reddito imponibile.
Auto privata: esenzione estesa anche nel comune
Tra le principali novità figura l’estensione dell’esenzione fiscale per l’uso dell’automobile privata. I rimborsi chilometrici calcolati sulle tabelle ACI non concorrono alla formazione del reddito anche per gli spostamenti effettuati all’interno del comune della sede di lavoro, purché le spese siano comprovate e documentate. Restano non imponibili anche pedaggi e parcheggi, se supportati da giustificativi coerenti.
Trasferte nel comune: documentazione più semplice
In un’ottica di semplificazione, per le missioni in ambito comunale è stato eliminato il riferimento obbligatorio ai documenti del vettore. I rimborsi per viaggi e trasporti non concorrono al reddito anche se la prova della spesa è fornita con modalità diverse, purché idonee a dimostrarne l’effettivo sostenimento. La disciplina si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 per spese sostenute nel periodo d’imposta precedente.
Tracciabilità obbligatoria: quando scatta
Il perno della riforma è l’obbligo di pagamento tracciabile. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi per vitto, alloggio e trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) sono esenti solo se la spesa è stata sostenuta con strumenti tracciabili. La regola vale sia dentro che fuori dal comune.
Piattaforme digitali e mobilità
L’obbligo di tracciabilità si estende anche ai servizi di trasporto prenotati tramite piattaforme digitali: il pagamento deve consentire di identificare chiaramente chi paga e chi incassa. In assenza di tracciabilità, il rimborso diventa imponibile.
Cosa resta escluso dall’obbligo
Non tutte le spese sono soggette alle nuove regole. Restano escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese per viaggi con mezzi diversi da taxi e NCC (autobus, treni, aerei, navi) e i rimborsi sotto forma di indennità chilometrica.
Prova del pagamento e conservazione dei documenti
Per l’Agenzia delle Entrate, un pagamento è tracciabile se consente di ricostruire con certezza l’operazione. Carte, bonifici e strumenti digitali sono validi se supportati da documentazione idonea (ricevute elettroniche, conferme). Se la fattura indica già il pagamento elettronico, non serve lo scontrino Pos. In caso di smarrimento, l’estratto conto può sostituire il documento originario, con le dovute cautele sulla privacy.
Impatto operativo
Le nuove regole producono effetti concreti sulla gestione delle trasferte: per le imprese procedure più rigorose, ma anche maggiore certezza normativa; per i lavoratori, più attenzione nella gestione delle spese, a fronte di un sistema che riduce le aree di incertezza fiscale e punta su trasparenza e tracciabilità.